Sezione Prodotti
La tracciabilità consente di tener traccia, nei movimenti di carico e scarico, negli acquisti e nelle vendite, del lotto o del seriale assegnato a ciascun prodotto movimentato. Per attivare questa gestione bisogna abilitare la voce lotti, scadenze, seriali nelle opzioni, successivamente si deve decidere quali prodotti dovranno essere gestiti in questa modalità, per far questo è necessario accedere alla sezione Prodotti ed intervenire sul campo tipologia di ciascun articolo per impostare la tracciabilità desiderata:
Lotto
Il lotto è un raggruppamento (o "partita") che accomuna più
prodotti dello stesso tipo. Un lotto potrebbe riguardare tutti gli
articoli X fabbricati in un certo giorno, oppure tutti i prodotti
Z assemblati con il macchinario M. La scelta della natura di un lotto
viene fatta di norma dal produttore.
Lotto a scadenza
Lotto al quale viene associata una data di scadenza. Usato normalmente
in campo alimentare, farmaceutico o estetico.
Seriale
Codice assegnato univocamente a ciascun prodotto. Il seriale serve
quindi ad identificare con piena certezza il singolo prodotto. I seriali
vengono usati di norma su prodotti tecnologici.
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con tracciabilitàOgni lotto o seriale è rappresentato da un codice. Quando si carica o si scarica (o si acquista o si vende) un prodotto con tracciabilità attiva, per mantenere tale traccia andrà inserito il codice del lotto o del seriale nell'apposito campo previsto. Nella movimentazione di lotti a scadenza è necessario indicare anche la data di scadenza.
Suggerimento: nelle movimentazioni di magazzino, alla richiesta del codice lotto, è possibile introdurre anche la quantità, digitandola prima del lotto, e facendola seguire dal carattere asterisco (*). Ad esempio, per indicare 10 pezzi del lotto ABCD, nel campo di inserimento del "lotto" si dovrà digitare: 10*ABCD.
Quando nelle opzioni è attiva questa opzione, nello scarico di un prodotto verrà proposto automaticamente di usare il lotto più vecchio. Il lotto più vecchio viene determinato con questo criterio:
si prendono in considerazione solo i lotti con disponibilità di merce;
se i lotti hanno la data di scadenza, viene scaricato il lotto con la data inferiore;
se non ci sono le date di scadenza, viene scaricato il lotto con il codice alfanumerico inferiore (es.: "AB0003" è inferiore a "AB0004").
Nei documenti (ddt, fatture, etc.) verranno stampati lotto o seriale ed eventuale scadenza purché non sia stata attivata la voce "Nascondi lotti, scadenze, seriali nelle stampe" all'interno della finestra delle Opzioni > linguetta Documenti. Di norma i dati della tracciabilità vengono riportati al di sotto della descrizione del relativo articolo. Per stamparli, invece, all'interno di precise colonne, si rende necessario modificare il modello di stampa del documento apportando le seguenti variazioni:
Sostituire il campo [Descrizione]
con [Descrizione base]
("descrizione base" a differenza di "descrizione"
riporta solo la descrizione della riga documento, senza aggiungere
dati sulla tracciabilità)
Aggiungere, sempre nella banda delle righe, gli ulteriori campi necessari: [Lotto seriale] e [Scadenza]
Accedere alla sezione Magazzino > Lotti/seriali, selezionare le voci desiderate e fare clic su Etichette.
Qualora sia attiva la gestione di lotti, scadenze e seriali è possibile associare un lotto, e l'eventuale scadenza, oppure un seriale all'articolo assemblato che si sta producendo. Inoltre è possibile specificare il numero di lotto o seriale dei componenti utilizzati nella produzione. Per un caso pratico di gestione vedi l'articolo: Tracciabilità dei materiali dalla produzione al post-vendita.