Pulizia di archivi troppo grandi

Quando, dopo anni di utilizzo, un archivio arriva a contenere molte migliaia di documenti, possono verificarsi rallentamenti nell'uso del programma. Per questo motivo è prevista una funzione di "pulizia" che consente di ottenere un nuovo archivio più snello, privo dei documenti più datati ma con la situazione aggiornata di giacenze magazzino, saldi delle risorse, etc.

L'archivio di partenza sarà conservato inalterato, in tal modo i dati precedenti resteranno sempre a disposizione.

Questa funzione va attivata da: Gestione Archivi > Altre operazioni > Genera archivio pulito da...

Lavorare su un nuovo archivio comporta anche qualche disagio, pertanto si consiglia di effettuare l'operazione non al cambio dell'anno ma almeno dopo 3-4 mesi. Ecco i principali effetti negativi:

• Si perde lo storico dei documenti e, in caso di necessità, bisogna andare a consultare l’archivio precedente.
• Le fatture elettroniche inviate, precedenti alla data di pulizia, perdono il link "Apri" (perché il documento corrispondente è stato eliminato).
• Le fatture elettroniche ricevute, precedenti alla data di pulizia, perdono il link "Apri" (perché la registrazione corrispondente è stata eliminata)
• Vengono persi tutti i  movimenti di magazzino precedenti alla data impostata (tali movimenti vengono sostituiti da un singolo movimento per prodotto riportante la giacenza alla data impostata per la pulizia).
• Vengono persi i pagamenti saldati associati ai documenti cancellati.
• Non sono più attendibili le Analisi vendite/acquisti sui dati precedenti alla data di pulizia impostata.

Importante: questa funzione non è intesa al fine di creare gestioni annuali distinte su specifici archivi; come spiegato nelle operazioni di inizio anno si sconsiglia vivamente di lavorare con gestioni annuali separate su singoli archivi.

Modalità di trasferimento dei dati al nuovo archivio

Sono diverse le regole che la procedura segue nella generazione dell'archivio pulito. Con il termine data s'intende il momento dal quale inizia la pulizia dell'archivio (a ritroso nel tempo) ed è deciso dall'utente all'avvio della procedura. I dati sui quali interviene la pulizia riguardano documenti, registrazioni, pagamenti, movimenti di magazzino, clienti e promemoria oltre agli eventuali allegati collegati. Ogni altro dato dell'archivio, ad esempio il catalogo prodotti, non viene alterato. Nel nuovo archivio vengono inizialmente trasferiti tutti i dati di quello d'origine, quindi la procedura effettua la pulizia secondo questa logica di eliminazione:

• tutti i documenti, i pagamenti, i movimenti magazzino e i promemoria precedenti a data;

• (su scelta opzionale dell'utente) tutti i clienti e fornitori associati a documenti eliminati e non più usati in documenti preservati o in pagamenti o movimenti magazzino.

Sono esclusi dall'eliminazione, anche quando precedenti a data:

• i pagamenti collegati a documenti preservati;

• i documenti con l'opzione di rinnovo attiva;

• i documenti non ancora completamente saldati;

• ad esclusione dei preventivi, i documenti includibili ma non inclusi (rapporti d'intervento, ddt, vendite al banco, ricevute fiscali, arrivi merce per i quali seguirà fattura/registrazione, fatture proforma o avvisi di parcella se non annullati, ordini cliente/fornitore quando confermati o parzialmente conclusi);

• i preventivi non inclusi (non più vecchi di tre mesi);

• i movimenti di impegno magazzino quando collegati a ordini clienti/fornitori ancora aperti.

Magazzino

Con la pulizia dell'archivio i dati statistici relativi al magazzino vengono resettati ed il costo medio/ultimo costo di ogni singolo prodotto viene valorizzato sulla base del costo medio dei movimenti di magazzino eliminati.