menu File > Apertura/gestione archivi
Un archivio è un file contenente tutti i dati gestiti da un amministratore (condomìni, fornitori, spese, bilanci, etc.). La possibilità di avere più archivi permette di gestire dati di altri amministratori oppure di avere un archivio con le gestioni più recenti e uno per quelle ormai dismesse da tempo. Per sfruttare appieno le funzioni gestionali di Domustudio si sconsiglia, invece, di creare un archivio per ciascun condominio.
Ogni archivio è costituito fisicamente da un singolo file di database ed è rappresentato da un'icona con il relativo nome: basta farci doppio-clic per aprirlo.
L'indirizzo, riportato nella parte superiore della finestra, è il "percorso" del disco fisso nel quale si trovano gli archivi: cliccarci per scegliere un differente percorso oppure per collegarsi ad un server Domustudio.
Nuovo
Viene creato un nuovo archivio nell'indirizzo corrente.
Duplica
Viene duplicato interamente l'archivio selezionato; questa funzione
può essere utile per sperimentare modifiche ai dati senza correre
rischi con l'archivio "ufficiale".
Rinomina
Usato per cambiare il nome dell'archivio.
Elimina
Cancellazione completa dell'archivio. Attenzione: l'operazione è irreversibile
e poi non sarà possibile effettuare recuperi con il cestino di Windows.
Altre operazioni ...
Impostazioni
server (voce mostrata solo quando si è connessi ad un server)
Se l'operazione viene comandata dal server stesso, sarà possibile
variare tutte le impostazioni previste, se invece viene avviata
da un altro PC saranno modificabili solo il percorso degli archivi
e la configurazione delle copie di sicurezza.
Controllo aggiornamenti
Verifica la presenza di aggiornamenti di Domustudio e permette
di installarli direttamente.
Condividi
Consente ad un altro amministratore di condominio di accedere al proprio
archivio. Questa funzione è usata tipicamente da un CED (Centro Elaborazione
Dati) che viene delegato ad inserire la contabilità nel proprio archivio.
Rimuovi
Rimuove una condivisione (sia quelle vs. terzi e che quelle da terzi)
Chiave di accettazione
Serve per impostare la password da comunicare a terzi che vogliono
concederci l'accesso dei loro archivi (tramite Condividi).
Questa funzione è disponibile solo in Domustudio Cloud Pro.
Password archivio
Impostazione di una password per l'accesso all’archivio (vedi anche:
livelli di sicurezza).
Copie di sicurezza
Esecuzione e ripristino delle copie di sicurezza (backup) degli archivi
(vedi anche: copie di sicurezza).
Ripara
Avviare questa procedura in caso di danneggiamento dell'archivio.
L'uso delle chiavette USB al fine di memorizzare file, come le copie di sicurezza degli archivi, non presenta controindicazioni di alcun tipo. Anzi, è un ottimo sistema per tenere il backup dei propri dati oppure per trasportarli da un computer all'altro. Diversa è invece la questione quando si vuole usare la chiavetta USB per lavorare direttamente con il programma sugli archivi (da non confondere con le copie di sicurezza) in essa memorizzati: questo tipo di utilizzo è vivamente sconsigliato in quanto può compromettere l'integrità dei dati ma addirittura portare al danneggiamento della chiave USB. Non tutti sanno, infatti, che questi dispositivi di memorizzazione sopportano un numero di cicli di scrittura relativamente contenuto (nell'ordine delle decine di migliaia) e di gran lunga inferiore a quelli dei dischi fissi (praticamente illimitati). Questo significa che ad ogni "scrittura" la chiave si deteriora leggermente, fino a diventare inutilizzabile all'approssimarsi del limite. Quando si copia un intero file in una chiave USB si esegue un solo ciclo di scrittura, mentre se si accede ad un archivio, per la caratteristica tipica degli accessi di tipo database, i cicli di scrittura (che avvengono su piccoli blocchi del file) possono essere anche decine o centinaia al secondo. Ecco spiegato perché accedendo ad un archivio su chiave USB si rischiano perdite di dati dopo poche settimane di utilizzo oltre al fatto di rendere inservibile la chiave stessa.