menu Strumenti > Riconciliazione bancaria
La riconciliazione consiste nell'effettuare un controllo puntuale di corrispondenza tra le entrate/uscite di cassa e quanto registrato nel gestionale. E' la verifica fondamentale di qualsiasi contabilità e serve ad evitare errori comuni come le doppie registrazioni, le mancate registrazioni oppure le registrazioni errate (in importo o data).
La riconciliazione avviene tramite l'associazione di uno o più movimenti del gestionale ad un pagamento dell'estratto conto; quando non si è assistiti da un software questa operazione viene fatta a mano affiancando le stampe dei due estratti conto (quello della contabilità e quello della banca) e procedendo a "spuntare" le singole voci per le quali si trova una corrispondenza: al termine della procedura si dovrà intervenire per "sanare" le voci residue, cercando di capire il motivo della discrepanza.
Domustudio assiste l'operatore nella fase di riconciliazione permettendo di scegliere tre modalità: da TeamSystem Pay, con importazione da file CBI, manuale. All'avvio della riconciliazione, una volta selezionato il condominio e il periodo da analizzare, viene caricato un elenco di tutti i movimenti gestionali ancora da riconciliare che rientrano in questa casistica:
La risorsa usata è di tipo banca o posta. Attenzione a questo importante dettaglio: la tipologia delle risorse va verificata in Condomini > linguetta Risorse e Fondi.
Hanno la data di pagamento compresa nell'intervallo di date del periodo analizzato, allargato di qualche giorno per gestire anche pagamenti anticipati o ritardati rispetto alla registrazione.
Non hanno la data di pagamento ma la data di competenza rientra nell'intervallo analizzato, allargato ad un anno prima.
Quando si effettua una riconciliazione, al movimento (o movimenti, se ne sono stati selezionati più d'uno) viene attivata la spunta di "riconciliazione" oltre alla data di pagamento (data contabile), sostituendo l'eventuale data pagamento già presente. Ulteriori informazioni come la data valuta, il numero di operazione CRO/CRI e la causale CBI dell'operazione vengono acquisite tramite la riconciliazione da file CBI, oppure è possibile inserirle a mano (ma solo se serve davvero!). Per vedere le informazioni di riconciliazione di un movimento, basta aprirlo e cliccare sul link "altre opzioni".
Il nuovo Modulo TS Pay permette a Domustudio di dialogare con TS Pay, la piattaforma di servizi di pagamento di titolarità di TeamSystem Payments, in particolare di avere accesso alla lettura di saldi e movimenti dei conti correnti dei Condomini. L’accesso a queste informazioni consentirà di velocizzare notevolmente la riconciliazione.
Questa modalità è l'unica che consente la memorizzazione della riconciliazione anche sui pagamenti dell'estratto conto.
La procedura presenta due riquadri ben distinti: a sinistra l'elenco dei movimenti del gestionale, a destra l'elenco dei pagamenti della banca.
Dopo aver indicato nella Ricerca per affinità quale dei due elenchi "guida" la riconciliazione, si può iniziare a riconciliare:
Cliccare una voce dell'elenco che "guida" la ricerca per affinità.
Nell'elenco opposto viene selezionata la voce più affine (se ne viene trovata una di affine).
Se c'è corrispondenza, fare clic sul pulsante tra i due elenchi per confermare la riconciliazione (nota: il pulsante viene disabilitato quando gli importi sono differenti).
Quando più movimenti devono essere riconciliati con un unico pagamento, fare clic sui movimenti tenendo premuto il tasto CTRL.
Per dubbi sulle voci dell'estratto conto, invece, può essere utile sostare con il mouse sulla colonna "altre informazioni" dove verranno mostrate maggiori descrizioni presenti nell'estratto conto.
Quando nell'estratto conto vi sono pagamenti senza riscontri in contabilità, sarà sufficiente cliccare Crea mov. per aggiungere nuovi movimenti già riconciliati.
Scaricato il tracciato dell'estratto conto in formato CBI potrà essere importato nella finestra di riconciliazione. Alcuni servizi di home-banking consentono anche di scaricare in un unico file gli estratti conto relativi a tutti i condomìni gestiti. La procedura presenta i due riquadri dei movimenti e pagamenti e le stesse funzioni della modalità di riconciliazione da TS Pay.
In questa modalità l'operatore confronta la stampa dell'estratto conto bancario con l'elenco dei movimenti in Domustudio. Quando si trova la corrispondenza tra voci dell'estratto conto e dei movimenti, va fatta una spunta a penna sull'estratto conto mentre su Domustudio va selezionato il movimento (oppure i movimenti, tenendo premuto CTRL) e quindi premuto il pulsante Riconcilia ed indicata la data contabile. Quando nell'estratto conto vi sono pagamenti senza riscontri in contabilità, sarà sufficiente cliccare Nuovo per creare nuovi movimenti già riconciliati.
In presenza di più movimenti con stesso Fornitore, numero fattura, rif. e data Pagamento, questi verranno esposti sul riquadro Movimenti come un unico rigo, per agevolare la riconciliazione, presupponendo un unico pagamento. Tuttavia è possibile sciogliere il raggruppamento e procedere alle singole riconciliazioni selezionando il rigo > premendo Modifica (a fondo pagina) > Sciogli raggruppamento.
Qualora un condòmino effettui con un unico bonifico il versamento di rate afferenti diversi esercizi, si potrà conseguire un'unica riconciliazione in questo modo:
1^ ipotesi - In Domustudio
non sono ancora registrati i movimenti di versamento rate
Sulla destra della finestra di riconciliazione comparirà l'importo
da incassare, cliccare Nuovo
> Versamento
assistito rata > selezionare l'esercizio quindi l'anagrafica
e l'importo a questi destinato. Ripetere la procedura selezionando
l'altro esercizio. In questo modo, fino a completamento delle registrazioni,
comparirà la specifica dell'importo totale da riconciliare.
2^ ipotesi
= in Domustudio vi sono già i versamenti rate registrati
In tal caso sarà sufficiente attivare in alto Affinità per
"Movimenti > Pagamenti", ordinare nel riquadro di sinistra
i movimenti per Anagrafica, quindi selezionare i movimenti da riconciliare
distribuiti tra i diversi esercizi (tenendo premuto CTRL). Comparirà
a fondo pagina il totale da Riconciliare, e la sezione per affinità
con il pagamento presente a destra, infine tasto "Riconcilia".