Esistono tre livelli di sicurezza per l'accesso ai dati, ognuno indipendente dagli altri.
Password amministrativa da attivare nelle impostazioni del server: tutti gli utenti che accedono da altri PC (o dallo stesso server, ma con un account diverso da chi ha impostato la password amministrativa) dovranno conoscere questa password per effettuare operazioni riguardanti la gestione archivi (creazione/cancellazione/duplicazione/copia, etc.). L'attivazione di questa funzionalità è caldamente raccomandata se si vuole evitare che personale dell'azienda possa cancellare inavvertitamente un archivio, oppure sottrarre una copia. Nelle impostazioni del server è disponibile un registro delle attività (log) che tiene traccia delle principali operazioni effettuate nella gestione archivi.
Per attivare o modificare la password: accedere al server che condivide gli archivi, avviare Easyfatt e, dalla Gestione Archivi, fare clic sul link impostazioni.
È importante sapere che:
Chi ha accesso al server può liberamente cambiare o rimuovere la password.
La presenza della password è inutile nei confronti dei soggetti che hanno fisicamente accesso al file del database, ad esempio nel caso gli archivi siano in una cartella condivisa del server (share).
Dalla Gestione Archivi > Password archivio è possibile impostare una password da richiedere quando si accede all'archivio. Per disattivare la password è sufficiente impostarne una nuova vuota.
Nota: questa modalità di protezione è ormai obsoleta e viene mantenuta per ragioni di retro-compatibilità; al suo posto consigliamo di usare il "controllo accessi" (vedi sotto) che permette di essere conformi al regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR).
Il controllo accessi consente di identificare tramite autenticazione ogni singolo utente che accede all'archivio, impedendo l'accesso agli utenti sconosciuti.
Ad ogni utente è associabile uno specifico profilo che garantisce l'accesso a tutte oppure a parte delle funzionalità. Per maggiori informazioni vedi: controllo accessi.