Inclusione dei documenti

Tramite le funzioni di inclusione dei documenti, è possibile trasferire in modo molto semplice e rapido le righe di un documento in uno nuovo di sua derivazione. Ad esempio, si può realizzare un preventivo per un cliente, e, alla conferma del preventivo, creare il DDT trasferendo in questo tutte le righe già inserite nel preventivo. Nel documento di "destinazione" dell'inclusione è possibile includere più documenti "origine" e, una volta effettuata l'inclusione, è consentito modificare le singole voci, cancellarle, oppure aggiungerne di nuove.

Le inclusioni possono avvenire anche in cascata, ad esempio:

• Preventivo -> Ordine cliente -> DDT -> Fattura

• Fattura pro-forma -> DDT -> Fattura

Importante: un documento è includibile solo se non è stato applicato il segno di spunta su Doc. annullato oppure se è attivo il segno di spunta su Seguirà doc. di vendita (oppure Seguirà fattura di saldo per le fatt. d'acconto), visualizzato sotto al numero del documento. Può essere utile, infatti, decidere di non rendere includibili certi documenti, ad esempio quando si invia un DDT ad un fornitore per reso merce, non ha senso renderlo includibile in un documento di vendita in quanto a questo DDT non faremo seguire ulteriori documenti. Inoltre gli ordini clienti e fornitori non sono includibili quando il loro stato è "da confermare".

Vedi anche l'articolo di approfondimento "Dal preventivo alla fattura, minimizzando i tempi di gestione"

Documenti includibili

Di seguito indichiamo le inclusioni gestite da Easyfatt:

• Avviso di parcella
  -> Parcella
  -> Fattura accompagnatoria
  -> Fattura

• Vendita al banco
  -> Fattura
  -> Fattura accompagnatoria
  -> Parcella

• Ordine cliente
  -> DDT
  -> Rapporti d'intervento
  -> Fattura d'acconto
  -> Fattura accompagnatoria
  -> Fattura
  -> Fattura pro-forma
  -> Vendita al banco
  -> Ricevuta fiscale
  -> Parcella
  -> Avviso di parcella

• DDT
  -> Fattura d'acconto
  -> Fattura
  -> Ricevuta fiscale
  -> Parcella
  -> Vendita al banco

• Rapporto d'intervento
  -> DDT
  -> Fattura
  -> Fattura accompagnatoria
  -> Fattura pro-forma
  -> Vendita al banco
  -> Ricevuta fiscale
  -> Avviso di parcella
  -> Parcella

• Preventivo
  -> Ordine cliente
  -> Rapporti d'intervento
  -> DDT
  -> Fattura d'acconto
  -> Fattura accompagnatoria
  -> Fattura
  -> Fattura pro-forma
  -> Vendita al banco
  -> Ricevuta fiscale
  -> Avviso di parcella
  -> Parcella

• Ricevuta fiscale
  -> Fattura
  -> Parcella

• Fattura pro-forma
  -> DDT
  -> Fattura accompagnatoria
  -> Fattura
  -> Parcella

• Preventivo fornitore
  -> Ordine fornitore
  -> Arrivo merce

• Ordine fornitore
  -> Arrivo merce

• Arrivo merce
  -> Reg. fattura fornitore

Elenco documenti

Nell'elenco documenti, tramite la visualizzazione della colonna "stato", è possibile identificare la situazione dei documenti includibili. Lo stato può indicare le seguenti condizioni:

• documento non includibile;

• documento non incluso
  (in attesa di inclusione)

• -> Doc XXXXX del YYYYY
  (identifica dove è stato incluso il documento)

Tipologie di inclusione

Esistono tre diverse tipologie di inclusione:

• Dettagliata
  Per ogni documento incluso viene riportato il riferimento del documento (nr. e data) e, di seguito, tutte le righe contenute nel documento.

• Raggruppata
  Vengono indicati i riferimenti dei documenti inclusi (nr. e data) e, di seguito, tutti i prodotti, sommando le quantità se in più documenti inclusi erano presenti gli stessi prodotti.

• Sintetica
  Vengono indicati esclusivamente i riferimenti dei documenti inclusi con l'importo totale di ognuno.

Inclusione di modalità di pagamento, note e informazioni di trasporto

Durante l'operazione di inclusione è possibile decidere se riportare nel nuovo documento anche la modalità di pagamento, le note e le informazioni di trasporto indicate in quello da includere. Nel caso in cui i documenti da includere siano più di uno, il programma prenderà in considerazione solamente i dati presenti nel primo documento dell'elenco.

Importante: l'inclusione non terrà conto delle informazioni sull'acconto nel caso in cui il documento di destinazione non preveda la possibilità di inserire tale informazione (ad esempio un DDT che include un Ordine cliente).

Effettuare una inclusione

Si supponga di dover creare la fattura ad un cliente X a seguito dell'invio di prodotti con un certo numero di DDT:

• Creare una nuova fattura, intestata al cliente X.

• Premere il pulsante Includi doc e selezionare "DDT" dall'elenco dei documenti proposti.

• Nella finestra che si apre si vedrà l'elenco dei documenti che è possibile includere; applicare il segno di spunta accanto a quelli che si vogliono inserire.

• Scegliere il tipo di inclusione (dettagliata, raggruppata o sintetica).

• Premere OK per confermare.

Annullare una inclusione

Per rendere nuovamente includibile un documento già incluso, accedere al documento stesso e cliccare Rendi nuovamente includibile nella linguetta "Opzioni".

Questa funzione diventa utile quando si rende necessario riemettere una fattura elettronica (che include ad esempio dei DDT) a seguito di un precedente scarto.

Generare un nuovo documento partendo da quello d'origine

L'inclusione vista sopra prevede che si debba creare il documento di destinazione sul quale includere uno o più documenti d'origine. La generazione, invece, prevede il percorso contrario... dall'interno di un documento d'origine si crea direttamente il documento di destinazione! Questa funzione lavora esclusivamente in modalità dettagliata.

• Accedere al documento d'origine (ad esempio un preventivo).

• Premere il pulsante Genera doc e selezionare "Fattura" dall'elenco dei documenti proposti.
  Nota: in alcuni casi il pulsante Genera doc potrebbe avere una differente denominazione, a seconda nel contesto (Genera fattura, Arrivo merce, Concludi ordine, etc.).

• Premere OK per confermare.

Generare automaticamente più documenti tramite inclusione

Per alcuni tipi di inclusioni è possibile generare automaticamente i relativi documenti di destinazione. Questa funzione è molto utile, ad esempio, quando a fine mese si vogliono realizzare tutte le fatture dei DDT emessi. Per avviare la "generazione" di documenti è necessario cliccare l'apposito pulsante "Genera da..." presente nella sezione Documenti:

• Genera Fatture da Doc. di trasporto

• Genera Fatture da Ricevute fiscali

• Genera Fatture da Rapporti d'intervento

• Genera Fatture accomp. da Ordini clienti

• Genera Fatture da Ordini clienti

• Genera Parcelle da Avvisi di parcella

• Genera Ricevute fiscali da Ordini clienti

Nella finestra delle inclusioni è possibile selezionare i documenti da includere, la data che avranno i nuovi documenti creati e la numerazione utilizzata (nel caso in cui si utilizzino numerazioni multiple). Al termine della procedura, nella sezione dei documenti si vedrà l'elenco dei nuovi documenti creati, già selezionati: per inviarli direttamente in stampa basterà premere Stampa e selezionare Documenti selezionati.