E’ importante considerare che CiC gestisce le registrazioni in due modalità:
Bozza: la registrazione può essere modificata o cancellata; l’operatore deciderà quando variare la modalità della registrazione in “contabilizzata”.
Contabilizzata: la registrazione viene confermata e diventa “scolpita nella pietra”; non sarà più possibile modificarla o cancellarla. L’unico modo per rettificare una registrazione contabilizzata (ma errata) è di effettuare una registrazione opposta di storno.
I documenti e le registrazioni vengono sempre esportati da Easyfatt in modalità “bozza”, in tal modo rimane la possibilità di modificarli, cancellarli o sostituirli.
Tuttavia, una volta che i documenti vengono contabilizzati in CiC non potranno più essere modificati né cancellati. Quindi, se Easyfatt rileva in CiC documenti contabilizzati successivi a quelli da inviare, non sarà possibile cancellare i documenti già presenti ma solo inviare quelli successivi.
Per procedere con la gestione dei pagamenti in CiC, i documenti devono essere contabilizzati: per farlo va utilizzata la funzione “Contabilizza selezionati” dopo aver opportunamente selezionato i documenti interessati.
Qualora si debba correggere un documento contabilizzato è necessario creare un’operazione di rettifica che storna di fatto l’operazione non corretta, ad esempio nel caso delle fatture la correzione è possibile creando in Easyfatt la relativa nota di credito, va poi inserita la fattura corretta come nuovo documento ed entrambi i documenti vanno esportati su CiC.