Vuoi passare a Danea Easyfatt?
Le seguenti indicazioni ti permetteranno di:
trasferire agevolmente i dati di clienti, fornitori, articoli;
abilitare subito il nuovo codice destinatario per le fatture elettroniche evitando interruzioni nel tuo lavoro;
mettere in conservazione le vecchie fatture tramite Easyfatt su piattaforma TS Digital.
Il trasferimento di questi dati richiede che il precedente software possa esportare su Excel o CSV (quasi tutti i software riescono a farlo). Easyfatt è in grado di importare dati da file esterni nelle versioni Professional, Enterprise One, Enterprise.
Come fare:
Dal tuo precedente software esporta gli elenchi clienti, fornitori e articoli in formato Excel o CSV.
In Easyfatt, crea un modello di importazione per ogni tipologia di dati che desideri importare (Clienti, Fornitori, Prodotti), dalla sezione Clienti/Fornitori/Prodotti > pulsante Utilità (in basso a destra) > Importa con Excel/OpenOffice/LibreOffice > clic su “Prepara modello vuoto di importazione”.
Apri con Excel oppure OpenOffice o LibreOffice i file esportati al punto 1 e copia/incolla i dati sulle rispettive colonne dei modelli di cui al punto 2.
Alcuni consigli:
Non è obbligatorio riempire tutte le colonne.
Se hai dubbi su come debbano essere esposti i dati, apri un archivio di esempio di Easyfatt e fai un’esportazione (sezione Clienti/Fornitori/Prodotti > pulsante Utilità > Esporta con Excel/OpenOffice/LibreOffice).
Importa prima i Fornitori e poi i Prodotti... così riuscirai ad abbinare gli articoli ai relativi fornitori già presenti nell’archivio.
Se è abilitata la funzionalità "Taglie e colori" è possibile importare la configurazione taglie e colori dei prodotti di tipo "Art. con magazzino (taglie/colori)", con relativo codice a barre e quantità in giacenza, tramite la funzione Prodotti > pulsante Utilità (in basso a destra) > Importa taglie/colori con Excel/OpenOffice/LibreOffice. Prima di importare taglie e colori è necessario che i relativi prodotti siano già stati creati/importati.
Prima di creare il modello dei Prodotti accertati se devi importare prezzi al netto o al lordo dell’IVA e configura di conseguenza la visualizzazione in Easyfatt (sezione Prodotti > clicca sul link "Prezzi netti/ivati").
Nelle operazioni di copia/incolla fai attenzione al formato delle celle che, alcune volte, non è quello atteso, ad esempio nelle celle con gli importi ci si aspettano dei numeri e non delle stringhe di testo.
Per informazioni più dettagliate, consigliamo di consultare il capitolo della guida sulle importazioni.
Al termine, salva i modelli e importali in Easyfatt (sezione Clienti/Fornitori/Prodotti > pulsante Utilità > Importa con Excel/OpenOffice/LibreOffice).
Puoi riportare i crediti e debiti di clienti e fornitori alla sezione Pagamenti > Tutti, cliccando in basso "Nuovo pagam.” e inserendo i pagamenti dovuti (ma non ancora saldati) per i singoli soggetti.
Con la fatturazione elettronica è facile cambiare software, ti basterà impostare il nuovo codice destinatario nel tuo cassetto fiscale!
Cambio del codice destinatario
Per ricevere le fatture in Easyfatt il codice destinatario è M5UXCR1.
Non devi informare tutti i fornitori del nuovo codice, ti basterà configurarlo
nel tuo cassetto fiscale, questa
è la procedura (l’operazione può essere effettuata anche dal commercialista,
con opportuna delega). Non appena impostato, le nuove fatture inizieranno
ad arrivare direttamente in Easyfatt!
Conservazione fatture elettroniche
Importanti informazioni sulla conservazione:
Dove vuoi conservare le vecchie
fatture elettroniche?
Hai ampia libertà di scelta! Puoi decidere di lasciarle nel vecchio
sistema e usare TS Digital per quelle nuove emesse e ricevute con
Easyfatt. Oppure puoi spostare tutto su TS Digital. Inoltre nulla
ti vieta di conservare contemporaneamente le stesse fatture su entrambi
i sistemi!
Entro quando vanno conservate?
La conservazione deve avvenire entro il 31/1 per i documenti emessi
al massimo 2 anni prima (es.: fatture del 2020 > entro il 31/1/2022;
fatture del 2021 > entro il 31/1/2023), pertanto quelle antecedenti
dovranno essere mantenute in conservazione con il vecchio sistema.
Come importare e conservare in TS Digital le precedenti fatture elettroniche:
Scarica nel tuo PC i file XML delle fatture elettroniche interessate.
Per importare con due semplici passaggi tutti i file delle fatture inviate e ricevute è importante che queste siano contenute in due distinti file ZIP, quindi se già non sono salvate in questo modo, consigliamo di creare i due file ZIP. In alternativa le fatture potranno comunque essere importate una per una.
Procedere all'importazione:
da Fatture elettr. > Inviate > clicca su Utilità > Carica fattura di vendita da file e seleziona il file ZIP oppure i singoli file delle fatture da importare in conservazione.
da Fatture elettr. > Ricevute > clicca su Utilità > Carica fattura di acquisto da file e seleziona il file ZIP oppure i singoli file delle fatture da importare in conservazione.
Le precedenti fatture elettroniche importate in conservazione su TS Digital (come da paragrafo precedente) saranno consultabili in qualsiasi momento da Easyfatt > Fatture elettr. > Inviate/Ricevute:
Fatture di acquisto
Con Easyfatt nelle versioni Professional, Enterprise One e Enterprise,
per ogni fattura di acquisto è disponibile la funzione “registra”
che genera la relativa registrazione contabile del documento e del
pagamento.
Fatture di vendita
Non è disponibile una funzione di registrazione analoga a quella disponibile
per le fatture di acquisto. Volendo tenere anche una loro traccia
contabile è possibile inserirle manualmente nello stesso modo in cui
si crea una nuova fattura, con la differenza che non dovranno essere
inviate.