Riportiamo in sintesi i principali concetti che contraddistinguono Danea Domustudio e la terminologia utilizzata nel programma e nella guida in linea.
File contenente tutte le informazioni riguardanti lo studio. Sono memorizzati al suo interno tutti i condomìni ed i relativi dati, le impostazioni, le anagrafiche, i fornitori, etc.
Dalla finestra principale di Danea Domustudio, tramite i pulsanti presenti nella parte superiore, si accede alle principali sezioni del programma: Agenda, Condomìni, Unità, Tabelle, Conti, Rate, Movimenti, Attività, Parti comuni, Assemblee, Persone, Fornitori.
Sopra ai pulsanti delle sezioni vi sono i menu che racchiudono le numerose funzionalità del programma non associate ad una determinata categoria. I menu sono: File, Preventivo, Consuntivo, Comunicazioni, Fisco, Strumenti e ? (guida in linea e supporto).
In Danea Domustudio tutti i valori monetari sono contraddistinti dal segno che indica se si tratta di importi a debito oppure a credito rispetto ai condòmini (e al condomìnio).
Esempio:
Rate versate: segno positivo
Spesa per il condomìnio: segno negativo
Rate da pagare: segno negativo
Rimborso al condomìnio da parte di un fornitore: segno positivo
Saldo del conto corrente del condomìnio in rosso: segno negativo
Importante: è possibile invertire i segni nelle stampe delle ripartizioni e dei bilanci agendo sull'apposita impostazione presente in ogni condominio (sez. Condomìni > linguetta Impostazioni).
In Danea Domustudio vengono gestiti due tipi di frazionamento: a percentuale oppure a frazioni. Danea Domustudio riconosce automaticamente il tipo di frazionamento usato: se la somma delle parti è 100, vuol dire che sono tutte percentuali (verrà visualizzato il simbolo %), altrimenti sono considerate parti frazionali.
Esempio:
Primo valore |
Secondo Valore |
Cosa rappresentano |
1 |
2 |
1/3 e 2/3 |
4 |
1 |
4/5 e 1/5 |
20 |
80 |
20% e 80% |
Tutti gli importi vengono gestiti con 2 decimali, secondo la normativa vigente. Per altri tipi di valori (che non rappresentano importi monetari), l’approssimazione utilizzata arriva fino alla quarta cifra decimale. L’arrotondamento per gli importi segue la normativa fiscale, con approssimazioni per eccesso nel caso in cui la terza cifra decimale sia uguale o maggiore a 5.
Alcuni esempi di arrotondamento:
0,0010 è approssimato in 0,00€
0,0049 è approssimato in 0,00€
0,0050 è approssimato in 0,01€
0,0090 è approssimato in 0,01€
In Domustudio ad ogni condomìnio sono associati uno o più esercizi (ordinari, straordinari o ausiliari). Quando si lavora su un condomìnio, in realtà si lavora su un esercizio di un condomìnio. Ogni coppia condomìnio/esercizio rappresenta la "storia" di quel condomìnio per quell’esercizio. Quindi un condomìnio per l’esercizio 2010 è considerato diverso e indipendente dallo stesso condomìnio per l’esercizio 2011. Una divisione così netta è dovuta al fatto che ogni condomìnio in un certo esercizio fa "storia a sé" rispetto all’esercizio successivo. Lo stesso approccio è stato usato per la gestione degli esercizi straordinari e ausiliari.
Un’anagrafica è un qualsiasi soggetto che abbia relazioni con l’attività dell’amministratore. Può essere un inquilino di un condomìnio dello studio o una persona esterna.
Un’unità immobiliare è un’unità abitativa come ad esempio un appartamento, un negozio o un box. E’ identificata tramite un codice costituito da palazzina/gruppo e dal numero di progressivo (il codice della palazzina viene omesso se il condomìnio è costituito da una sola palazzina). Ad ogni unità è possibile associare fino a quattro tipi di anagrafiche (persone) contemporaneamente: proprietari, conduttori, usufruttuari e altri soggetti.
Le tabelle millesimali indicano i criteri di ripartizione delle spese per le unità del condomìnio.
Un conto è una categoria di spesa o di entrata. Tipici conti sono il conto "giardino" (per le spese del giardino), il conto "riscaldamento", il conto "Rate" (per i versamenti di rate) o il conto "Spese di cancelleria". Ogni entrata o uscita è associata ad un conto. I conti permettono di specificare nel dettaglio su quali tabelle ed in che proporzione le spese o le entrate devono essere ripartite.
Le risorse sono i "contenitori" monetari dei condomìni. Tipiche risorse sono il conto corrente bancario e la cassa. I fondi sono dei sottoinsiemi delle risorse utilizzati per accantonare spese future più o meno prevedibili (ad esempio per il TFR del portiere, oppure per i piccoli imprevisti della gestione ordinaria). Ogni risorsa ha un fondo precostituito denominato "fondo ordinario" ed utilizzato per le normali movimentazioni.
I movimenti sono operazioni monetarie come spese o entrate. Sono divisi in 5 categorie:
Gestionali: rappresentano spese ed entrate comuni al condomìnio e vengono poi ripartiti.
Versamento rate: sono incassi relativi al versamento delle rate da parte dei condomìni.
Personali: rappresentano entrate o spese sostenute dal condomìnio ma imputabili ad un singolo condòmino.
Giroconti: sono operazioni contabili per il trasferimento di denaro tra due risorse e/o due fondi. Ad esempio per il versamento in banca di quanto è presente in cassa.
Operazioni su fondi: per accantonare in un fondo somme da usare in futuro.