Attenzione / IMPORTANTE
L'uso dei fondi non può essere improvvisato e deve seguire ben precise regole contabili per non ritrovarsi con situazioni squilibrate o palesemente errate più avanti nella gestione. Prima di iniziare ad usare i fondi invitiamo a studiare con attenzione questo intero capitolo.
I fondi sono delle somme di denaro "immobilizzate" per utilizzi futuri, più o meno prevedibili. In genere si utilizzano dei fondi per poter affrontare le piccole spese impreviste che possono esserci nell'ordinaria gestione, oppure per accantonare il trattamento di fine rapporto del portiere.
Ogni fondo è associato ad una risorsa: le somme in esso contenute, infatti, contribuiscono a costituire la disponibilità della sua risorsa. Ogni risorsa dispone di un fondo implicito, detto fondo ordinario, usato dal programma per tutte le normali operazioni di gestione. La disponibilità di una risorsa è quindi data dalla somma di tutti i saldi dei propri fondi, compreso quello ordinario.
Quando si decide di versare un certo importo su di un fondo (accantonamento), si sposta semplicemente tale importo dal fondo ordinario a quello desiderato. Per compiere questa operazione è necessario creare un movimento di accantonamento su fondo. Quando, invece, si vuole utilizzare una somma di denaro contenuta in un fondo, basta creare un normale movimento di gestione, attribuendo la spesa alla risorsa ed al fondo desiderato.
Se si desidera smobilizzare un importo da un fondo, restituendolo quindi al fondo ordinario è sufficiente registrare una operazione si smobilizzo.
Il bilancio
Nei bilanci, gli accantonamenti sul fondo appaiono come normali spese dell'esercizio (ed infatti lo sono!). Le spese che utilizzano quanto accantonato sul fondo, invece, pur apparendo nel bilancio dell'esercizio come normali movimenti di gestione, generano anche una registrazione contabile di segno opposto e di pari importo, denominata Utilizzo fondi, che verrà mostrata esclusivamente nei bilanci e che serve a controbilanciare contabilmente una spesa che in realtà è già stata ripartita con i precedenti accantonamenti fatti.