Durante la creazione di un nuovo fascicolo il programma potrebbe riscontrare la presenza di documenti con lo stesso numero di protocollo del fascicolo che si sta creando. Questa eventualità si presenta nel caso in cui si recuperi una copia di sicurezza dell'archivio fatta precedentemente alla creazione di fascicoli: in questo caso il programma riprende la numerazione dei protocolli dal punto in cui era arrivato quando era stata fatta la copia di sicurezza, ma troverà nel disco fisso dei documenti già con protocolli che non è in grado di riconoscere.
La procedura prevede tre possibilità:
Importare i documenti nel fascicolo che si sta creando.
Salvarli su una cartella per poterli poi consultare con calma e decidere cosa fare.
Eliminarli.