La riforma del condominio approvata a fine 2012 obbliga l’amministratore a redigere il “rendiconto di bilancio”, lo “stato patrimoniale” e la “relazione accompagnatoria”. Con questo, è evidente l’importanza che assume la contabilità condominiale, avvicinandosi molto a quella delle aziende pur non imponendo specifiche metodologie contabili.
Mentre Domustudio garantisce all’amministratore il mantenimento di una contabilità ordinata e in regola dall’inizio alla fine del suo mandato, il susseguirsi di diversi amministratori nel corso della vita di un condominio (ciascuno con i suoi metodi contabili, più o meno appropriati) può rendere davvero difficoltoso il raggiungimento di quest’obbiettivo in quanto un “errore” nei dati iniziali si propagherà inesorabilmente sulle successive gestioni..
In particolare, quando l’amministratore assume la rappresentanza di un condominio, può trovarsi di fronte a due situazioni:
il condominio è nuovo ed è il primo amministratore;
il condominio è stato gestito da un precedente amministratore.
La prima eventualità è la più fortunata, in quanto si parte da zero e per questo la quadratura contabile è assicurata! Nel secondo caso, invece, l’amministratore dimissionario deve trasmettere, al nuovo, le seguenti informazioni essenziali:
le fatture ancora da pagare;
l’esistenza di cassa e/o banca;
l’esistenza di fondi;
i saldi a credito/debito dei condòmini.
Se il precedente amministratore usa Domustudio il passaggio dei dati è davvero rapido e può essere usata la funzione del passaggio di consegne, altrimenti si deve procedere manualmente inserendo il condominio che è stato acquisito e partire con il primo esercizio, quello che effettivamente andremo a gestire nel corso dei prossimi dodici mesi.
Le fatture della vecchia gestione e non ancora pagate si inseriscono nella sezione movimenti con data competenza precedente alla data di apertura dell’esercizio.
L’esistenza di cassa/banca si inserisce nel campo “Saldo di partenza al...” all’interno delle risorse (sezione Condomìni > linguetta Risorse e fondi).
L’esistenza di fondi si inserisce nel campo “Saldo iniziale” all’interno dei fondi (sezione Condomìni > linguetta Risorse e fondi).
I saldi a credito/debito
dei singoli condòmini si inseriscono nella linguetta saldi
della sezione Unità.
Questi saldi assumono una rilevante importanza per la quadratura dello
stato patrimoniale. Il loro totale deve corrispondere al totale della
giacenza iniziale di cassa/banca, sottratti i fondi, sottratte le
fatture non pagate ma considerate nel consuntivo precedente, aggiunti
i versamenti rateali non pagati ma considerati nel consuntivo precedente,
quindi:
TOTALE SALDI UNITA’/ANAGRAFICHE
=
Giacenza
iniziale di cassa/banca
- Giacenza iniziale fondi
- Spese non pagate con competenza
precedente
+ Versamenti non pagati con competenza
precedente
Nell’inserimento dei movimenti “fuori competenza” le date di “competenza” e di “pagamento” vanno valorizzate in questo modo:
I movimenti di spesa di competenza dell’esercizio precedente hanno la data di competenza impostata ad un giorno precedente l’inizio dell’esercizio corrente (non vengono quindi conteggiati nel consuntivo attuale), mentre la data di pagamento verrà valorizzata solamente nel momento del pagamento della fattura stessa, con la data di effettivo esborso monetario.
I movimenti di versamento rateale già considerati nel consuntivo della passata gestione hanno la “data di competenza” che cade nell’esercizio precedente, e la data di pagamento corrispondente al giorno effettivo di riscossione (esercizio corrente).
Per questo tipo di movimenti la “data di pagamento” non deve mai far riferimento alla passata gestione.
Una volta inserite queste informazioni è possibile verificare la quadratura della situazione contabile stampando lo stato patrimoniale (menu Consuntivo > Situazione contabile) che deve avere il “totale delle attività” uguale al “totale delle passività”, altrimenti mostrerà un “avanzo” o un “disavanzo” (sbilancio).
In caso di sbilancio è necessario ricercarne le cause, che possono essere semplici errori nell’inserimento dei dati da verificare con la relativa stampa di "Situazione contabile dettagliata"; oppure errori contabili della precedente amministrazione, in tal caso si dovrà contattare l’amministratore dimissionario per capire la natura dello sbilancio e successivamente affrontare il problema in assemblea.
Qualche esempio dei più comuni errori “ereditati” dalla precedente gestione sono:
pagamenti di fatture o versamenti rateali che hanno movimentato le risorse di cassa/banca ma che non sono stati considerati nei saldi a debito/credito dei condòmini;
fatture pagate in contanti, addebitate ai condòmini, ma senza la relativa fuoriuscita di cassa;
versamenti rateali in contanti, considerati nei saldi a consuntivo ma senza la registrazione dell’entrata di cassa.
Premesso che non vi è un sistema per far “scomparire” l’avanzo oppure il disavanzo, è necessario individuare il problema, e successivamente procedere con la rettifica/integrazione dei dati inseriti, al fine di ottenere una situazione in pareggio. Chiaramente ove non si proceda a sistemare detto sbilancio iniziale, lo stesso sarà portato avanti nelle gestioni successive.
Vediamo alcuni casi:
Avanzo = totale Attività > totale Passività => vi è del denaro “in più”, non attribuito a nessuno.
In pratica se ad oggi si incassassero tutti i crediti, si avrebbe a disposizione una somma superiore rispetto al totale dei debiti da pagare, e vi sarebbe appunto un avanzo di denaro (detta situazione può derivare da eventi pregressi come ad esempio un condòmino che è andato via con un saldo finale a suo credito mai stato rimborsato, né è stato attribuito al nuovo proprietario).
In questi casi per portare la situazione in pareggio si può valutare:
La soluzione contabile che consigliamo è quella di variare i saldi iniziali delle unità-anagrafiche fino a portare a pareggio lo stato patrimoniale, aumentando i Saldi a credito e riducendo i Saldi a debito presenti. Non potendo determinare il motivo e quindi la natura dello sbilancio, il metodo di ripartizione dell’importo da rettificare, se non diversamente pattuito in assemblea, deve seguire un criterio millesimale.
La creazione di un Fondo denominato ad esempio “Avanzo precedente gestione” con saldo iniziale pari all’importo dell’avanzo. Poiché i fondi sono esposti tra le Passività dello stato patrimoniale, il totale delle stesse risulterà incrementato ed in pareggio. Successivamente si potrà stabilire con i condòmini se smobilizzare detto fondo, riaccreditando a ciascuno una quota dell’avanzo, o eventualmente utilizzarlo a copertura di una spesa.
Disavanzo = vi è mancanza di denaro => pur incassando tutti i crediti e sommandoli alle disponibilità già presenti non si avrebbe il denaro sufficiente per pagare tutti i debiti.
Anche questa situazione può avere origini diverse: come il mancato riporto di un saldo a debito da un esercizio all’altro o, in casi peggiori, l’effettiva sottrazione di denaro da parte di amministratori precedenti.
In quest’ultimo caso le strade da percorrere sono differenti: se il disavanzo è effettivamente causato dalla sottrazione indebita di denaro potrebbe esserci una causa legale in corso... pertanto si potrà inserire un movimento di gestione di tipo Incasso di importo pari al disavanzo, in capo al fornitore ex amministratore e senza data pagamento, per evidenziare il Credito v/terzi che si spera di riuscire a recuperare.
Se invece la causa del disavanzo è sconosciuta e non si riesce a venirne a capo, è necessario che i condòmini provvedano a colmare il disavanzo facendosene carico. In tal caso si potrà valutare una di queste due strade:
(consigliato) La soluzione contabile è di variare i saldi iniziali delle unità-anagrafiche fino a portare a pareggio lo stato patrimoniale; riducendo i Saldi a credito e aumentando i Saldi a debito presenti. Non potendo determinare il motivo e quindi la natura dello sbilancio, il metodo di ripartizione dell’importo da rettificare, se non diversamente pattuito in assemblea, deve seguire un criterio millesimale.
Un’alternativa per evidenziare separatamente il disavanzo pregresso potrebbe essere la creazione di un apposito esercizio Ausiliario denominato “Gestione disavanzo precedente” sul quale, nella sezione Unità > linguetta Saldi, attribuire a ciascun soggetto la quota parte del disavanzo che dovrà poi essere saldata con appositi versamenti. Quando tutti avranno versato la propria quota di disavanzo pregresso, il saldo finale della gestione ausiliaria risulterà a zero ed il disavanzo risulterà colmato.
Esempio di Stato Patrimoniale sbilanciato:
dopo le correzioni applicate:
Un altro aspetto, non meno importante nel passaggio consegne, è quello fiscale. Infatti se il nuovo amministratore dovesse avere l’onere di presentare il mod. 770 e il Quadro AC/Unico - K/730 relativi alla vecchia gestione, bisognerà contabilizzare in Domustudio anche le relative fatture:
fatture soggette a ritenuta d’acconto con relativo versamento dell’imposta;
fatture che rientrano nel calcolo del Quadro AC/Unico - K/730.
Queste fatture vanno inserite nell’esercizio in corso, anticipando le date di competenza, di pagamento e di fattura all’esercizio precedente. La data di competenza associata all’esercizio precedente farà in modo che questi movimenti non vengano considerati nei conteggi del bilancio che si andranno a produrre. Attenzione: tutte le fatture e le ritenute con date di pagamento antecedenti l’inizio dell’esercizio vanno a creare un sicuro scompenso nello stato patrimoniale che con tanta attenzione era stato sistemato! Niente paura, per far tornare i conti è sufficiente calcolare il totale di questi pagamenti (distinto per risorsa) ed andare a variare per un pari importo il saldo iniziale delle risorse.