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Per gli esercizi ordinari e ausiliari è possibile creare l'esercizio successivo facendo clic sul pulsante Crea es. successivo. Nel nuovo esercizio vengono ricopiati i conti, le tabelle, le unità, i contatori ed eventuali movimenti con data competenza successiva alla data di chiusura del vecchio esercizio. Vengono ovviamente riportati, per ogni unità/anagrafica, anche i saldi finali dell'esercizio passato, che diventano saldi iniziali nel nuovo esercizio.
Video guida: Come creare la gestione contabile successiva evitando gli errori più comuni
Con questa opzione, disponibile all'avvio della procedura (e che consigliamo di mantenere attiva), Domustudio bilancia i saldi iniziali del nuovo esercizio, quando vi sono soggetti con più unità, alcune a credito e altre a debito. Esempio:
Saldo finale 2015 sig. Rossi Mario
Unità A1: +250 / Unità B3: -50
Con il bilanciamento, si ottengono questi saldi iniziali 2016:
Unità A1: +200 / Unità B3: 0
Una volta fatta la scelta del bilanciamento e creato il nuovo esercizio, per tornare indietro nella decisione sarà necessario eliminare l'esercizio e ricrearlo, oppure modificare manualmente i saldi nella sezione Unità > linguetta Saldi (attenzione: per non perdere queste modifiche poi non si dovrà usare la funzione di riaggiornamento saldi dall'esercizio precedente).
I soggetti che hanno lasciato il condominio nel corso del vecchio esercizio ed hanno un saldo uguale a zero, non vengono riportati sul nuovo esercizio, mentre per gli altri il programma chiede all'utente come comportarsi: riportare la vecchia anagrafica anche nel nuovo esercizio con il relativo saldo, oppure non riportare l'anagrafica e spostare il saldo al nuovo inquilino.
In una situazione mista in cui nella stessa unità si verifica un bilanciamento saldi e un riporto subentri, Domustudio effettua prima il bilanciamento e poi il riporto dei saldi.
Riprendendo l'esempio precedende, ipotizziamo che nell'unità A1 nel corso dell'anno 2015 sia uscito Verdi Giovanni con un saldo finale di € -80.
All'atto della creazione del nuovo esercizio 2016 Domustudio chiederà se:
a) riportare nell'unità A1 l'anagrafica Verdi Giovanni con il proprio saldo finale, € -80,00, oppure
b) trasferire il saldo finale di questi ad alla nuova anagrafica presente nell'unità.
Scegliendo la seconda opzione, a Rossi Mario (per l'unità A1), verrà quindi calcolato un saldo iniziale 2016 pari a € 120, ottenuto sommando € 200 (il suo saldo finale 2015 bilanciato) a € -80 del saldo finale 2015 di Verdi Giovanni.
Spesso accade che alcune spese di competenza dell'esercizio che si sta chiudendo vengano pagate in quello successivo (ad esempio le bollette). In questi casi, quando si effettuerà il pagamento sarà sufficiente accedere ai movimenti in scadenza (menu Strumenti > Scadenze fornitori) ed inserire la data di pagamento del movimento. Una modifica di tal genere non comporterà alcuna alterazione del bilancio precedente (che è basato solo sulla data di competenza) già chiuso, mentre consentirà di gestire efficacemente l'estratto conto e la ritenuta d'acconto.